von Michael Schneider, Teamleiter Accountmanagement bei Sellmore

Die Stärken von Sellmore liegen in der Beratung zu CRM Projekten.
Für eine bessere Projektabwicklung ist es wichtig, dass Verantwortlichkeiten und Rollen definiert werden. Viele Konflikte entstehen durch eine mangelhafte oder ungenaue Kommunikation unter den Beteiligten. Deshalb sollte in einer Kommunikationsmatrix festgehalten werden, wer wann wie kommuniziert. Nur dadurch wird der Wissenstransfer sowie ein reibungsloser Ablauf gewährleistet.

In Sellmore Projekten gibt es folgende Rollen und Verantwortlichkeiten:

Projektleiter beim Auftraggeber

Es muss ein Projektleiter namentlich benannt werden. Dieser ist für die Terminierung der einzelnen Meetings sowie Einhaltung der Meilensteine verantwortlich. Er überwacht die Zielerreichung und organisiert sowie koordiniert alle projektbezogenen Aufgaben und Tätigkeiten.
Die Projektleitung sollte die internen Prozesse kennen sowie von der Geschäftsführung mit allen notwendigen Entscheidungsbefugnissen ausgestattet werden.
Zusätzlich ist er der Hauptansprechpartner für Sellmore. Auf der Seite des Auftraggebers ist er verantwortlich für die regelmäßige Informationsweiterleitung laut Kommunikationsmatrix.

Key-User beim Auftraggeber

Key-User sind speziell ausgebildete Projektmitarbeiter in den Abteilungen und Bereichen des Auftraggebers. Sie sind Ansprechpartner für alle Themen rund um die CRM Prozesse für den jeweiligen Bereich und können einfache Anpassungen des Systems selbst durchführen. In der Schulungsphase werden diese Mitarbeiter ihre Kollegen schulen. Nach Abschluss des Projektes stehen sie weiterhin als Coach zur Verfügung.
In größeren Projekten, in denen mehrere Abteilungen gleichzeitig eingebunden sind, kann ein Key-User auch mehrere bzw. ihm fremde Abteilungen vertreten. In einem solchen Fall ist eine enge Abstimmung mit dem jeweiligen Mitglied des Projektteams notwendig. Die Key-User sind Vertretung der Projektleitung und unterstützen diese in der gesamten Koordinierung des Projektes.

Projektmitarbeiter/Projektteam beim Auftraggeber

Weitere Mitarbeiter aus beteiligten Bereichen bilden zusammen mit dem Projektleiter und den Key-Usern das Projektteam. Zusammen sind sie die Interessenvertretung für ihre jeweilige Abteilung und zuständig für die Kommunikation zwischen Projektteam und Anwender. Das Projektteam wird bereits während des Projektes geschult, um alle umgesetzten Anpassungen für das Tagesgeschäft vorab zu testen.
Das Projektteam sollte aus unserer Erfahrung aus bis zu sechs Teilnehmern bestehen. Ist eine größere Anzahl an Teilnehmern notwendig, ist z.B. die Bildung von Arbeitskreisen bzw. Projektgruppen möglich.

Projektleitung Sellmore

Auch bei uns wird eine Projektleitung bestimmt. Dies ist in der Regel der Account Manager des Kunden. Er ist verantwortlich für die Terminierung der Meetings, Einhaltung des Budgets sowie Klärung aller offenen Fragen. Er vertritt die Interessen des Auftraggebers bei Sellmore und koordiniert zusammen mit dem Support und dem Sellmore Projektmanagement die Vorgänge und Tickets. In größeren Projekten wird er hierbei von einem Kollegen unterstützt.

Projektmanagement Sellmore

Sellmore hat zertifizierte Mitarbeiter für die Koordinierung der Ressourcen (z.B. der Abteilung Software Entwicklung). Die bei Sellmore anstehenden Arbeitspakete werden vom Projektleiter auf die Mitarbeiter verteilt und die Ergebnisse abgenommen.

Support Sellmore

Hauptansprechpartner für Tickets und installationsnahe Dienstleistungen ist unser Support. Die Kollegen koordinieren die entsprechenden Arbeiten bei Sellmore und stehen an der Hotline zur Klärung auftretender Fehlermeldung zur Verfügung.

Backoffice Sellmore

Die Kolleginnen im Backoffice erstellen in Abstimmung mit der Projektleitung die Angebote, Tätigkeitsnachweise sowie Rechnungen und sind für die korrekte kaufmännische Abwicklung des Projektes verantwortlich. Sie stehen jederzeit für Rückfragen telefonisch oder per Mail zur Verfügung.

Im Kickoff Meeting wird mit dem Auftraggeber die Rollenverteilung abgestimmt. Zum Projektreview – also in der Regel am Ende des (Teil-) Projektes – werden die Personen um Feedback zu ihren Rollen gebeten.
Nach Abschluss des Projektes bleiben die Rollen in der Regel bestehen. Das Projektteam trifft sich regelmäßig weiterhin, um Optimierungen oder Prozessveränderungen abzustimmen.