CRM-Glossar: Besuchsbericht
Begriff: Besuchsbericht
Ein "Besuchsbericht" im Vertrieb ist ein Dokument, das nach einem Kundenbesuch oder einem Geschäftstreffen erstellt wird. Der Bericht enthält eine Zusammenfassung, was während des Treffens besprochen wurde. Er enthält alle wichtigen Informationen, die aus dem Termin resultieren: zum Beispiel Vereinbarungen, Aufträge oder Probleme, die angesprochen wurden.
Zweck eines Besuchsberichts:
Der Hauptzweck eines Besuchsberichts ist es, eine schriftliche Aufzeichnung des Treffens zu haben, die als Referenz für beide Parteien genutzt werden kann. Es hilft auch dabei, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, insbesondere wenn Entscheidungen getroffen oder Aufgaben zugewiesen wurden. Ein Besuchsbericht kann nur für interne Zwecke verfasst werden, z.B. um die eigene Akquisetätigkeit zu dokumentieren. Oft werden Berichte an alle am Termin beteiligten Personen verteilt (Protokoll Funktion). Damit wird Klarheit und Verbindlichkeit über Inhalt und Folgeaufgaben erzielt.
Elemente eines Besuchsberichts:
Ein typischer Besuchsbericht sollte folgende Elemente enthalten:
- Datum und Ort des Besuchs oder Treffens
- Namen und Funktion der anwesenden Personen
- Eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte
- Aufgaben oder Aktionen, die als Ergebnis des Besuchs festgelegt wurden
- Nächste Schritte oder Follow-Up-Aktionen, die notwendig sind
Die fünf wichtigsten Herausforderungen bei Besuchsberichten:
- Genauigkeit:
Es ist wichtig, dass alle Informationen im Bericht korrekt und vollständig sind. - Zeitnahe Erstellung
Der Bericht sollte so schnell wie möglich nach dem Besuch erstellt werden, um sicherzustellen, dass alle Details frisch im Gedächtnis sind. - Klarheit:
Der Bericht sollte klar und verständlich sein, sodass jeder, der ihn liest, die besprochenen Punkte und die daraus resultierenden Aktionen versteht. - Vollständigkeit:
Der Bericht sollte alle wichtigen Informationen enthalten, auch wenn sie nicht direkt mit dem Hauptzweck des Besuchs zu tun haben. - Einheitlichkeit:
Wenn ein Unternehmen mehrere Vertriebsmitarbeiter hat, die Besuchsberichte erstellen, ist es wichtig, dass alle Berichte ein einheitliches Format haben. Das erleichtert die Verarbeitung und Analyse der Berichte.
Hilfsmittel bei der Erstellung von Besuchsberichten:
Es gibt verschiedene Werkzeuge, die bei der Erstellung von Besuchsberichten hilfreich sind:
- Textverarbeitungssoftware:
Programme wie Microsoft Word oder Google Docs sind nützlich für das Schreiben und Formatieren des Berichts. Allerdings lassen sich Dokumente schlecht auswerten. - Vorlagen:
Viele Unternehmen haben Vorlagen für Besuchsberichte, die den Prozess der Berichtserstellung erleichtern und sicherstellen, dass alle Berichte ein einheitliches Format haben. Diese Berichte können aus der CRM-Software erzeugt und bereits vor dem Termin mit Kundendaten befüllt werden. - CRM-Software:
Customer Relationship Management (CRM) Software ist nützlich, da sie Funktionen zur Erfassung und Speicherung von Informationen über Kundenbesuche enthält. Einige CRM-Systeme haben Vorlagen für Besuchsberichte. Viele Unternehmen verzichten auf Berichte in Dokumentenform und geben Besuchsberichte direkt in der CRM-Software ein. Damit ist das Vertriebscontrolling einfacher. - Mobile Apps:
Es gibt spezielle Apps für Smartphones und Tablets, die für die Erstellung von Besuchsberichten entwickelt wurden. Diese sind für Mitarbeiter nützlich, die viel unterwegs sind und keinen sofortigen Zugriff auf einen Computer haben.
