AG-VIP

21. August 2024 | Markus Grutzeck

Wie die febis Service GmbH mit CRM-Software die Fördermittelbeschaffung revolutioniert

Wir beantragen Ihre Fördergelder - so lässt sich das Dienstleistungsangebot der febis Service GmbH treffend beschreiben. Die meisten kennen die mehr als 6.000 Programme umfassenden Fördermöglichkeiten rund um Immobilien oder E-Mobilität nicht. Hier berät febis Privatleute und Unternehmen und wickelt die Beschaffung von Fördermitteln ab.

Die Ausgangslage: in die Jahre gekommen

Vor vielen Jahren entwickelte febis eine Individualsoftware, die Informationen zu allen Förderprogrammen enthält und die Abwicklung der Förderanträge unterstützt. Die damaligen Entwickler sind nicht mehr an Board. Der Fördergeber ändert immer wieder Richtlinien, so dass ein beständiger Anpassungsbedarf besteht.

Somit passte die Individuallösung immer weniger zu den aktuellen Anforderungen. Die Mitarbeiter behalfen sich mit Excel-Listen, um den Überblick über die Vorgänge zu behalten. Das führte zu langen Prozesslaufzeiten, fehlender Transparenz und z. T. unzufriedenen Kunden. Mitarbeiter mussten Daten mehrfach erfassen. Das führte zu Fehlern und immer wieder notwendigen Rückfragen bei Antragsstellern.

Zeit, eine Entscheidung zu treffen

Geschäftsführer Martin Kutschka ist Experte in der Beschaffung von Fördermitteln, aber kein IT-Experte. Die bisherige Individuallösung auf die aktuellen Anforderungen anzupassen schied aus. Fehlende Entwicklungskapazitäten machten das unmöglich. Komplett alles neu zu entwickeln war nicht bezahlbar.

Über einen Tipp aus den Unternehmensverbund kam Martin Kutschka in Kontakt mit Markus Grutzeck von Sellmore. Schnell war klar, dass die individuellen Abläufe mit einer angepassten CRM-Standard-Software abzubilden sind. Der Ausgangspunkt einer langfristigen Zusammenarbeit.

Das macht den Unterschied

Statt abhängig von eigenen Entwicklern zu sein, lassen sich Personalressourcen bei Sellmore skalieren. Das Projekt startete mit einer gemeinsamen Aufnahme der Ist-Prozesse und Definition der Zielprozesse. Neben dem internen Know-How flossen seitens Sellmore Ideen für zielgerichtete Kommunikation mit Kunden und Vertrauensaufbau ein. Medienbrüche gibt es nicht mehr. Doppelte Erfassungen in Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Anwender arbeiten nur noch in der CRM-Software AG-VIP.

Die Steuerung des Projekts übernahm Markus Grutzeck von Sellmore. Das entlastete die febis Mitarbeiter. Transparenz im Projektablauf schaffte die gemeinsam genutzte Projektmanagement-Software. Jeder Mitarbeiter wusste genau, bis wann er welche Aufgabe zu tun hatte.

Hurra, es funktioniert

Innerhalb von 14 Tagen testeten die febis Mitarbeiter einen ersten Prototypen. Die agile Vorgehensweise ermöglichte die rasche Umsetzung der Ideen der Anwender. Es gab viele Anregungen, die berücksichtigt wurden.

Am Ende zählt das Ergebnis

Heute gibt es einen durchgängigen digitalen Prozess. Kunden beantragen online z.B. den individuellen Sanierungsfahrplan (iSFP). Von der Angebotslegung bis zur Überwachung der Auszahlung der Fördermittel sowie dem Kundenfeedback läuft nun alles automatisch. Dabei hat Sellmore geschickt verschiedene Lösungen (E-Mail Marketing Automation Klick-Tipp, CRM-Software AG-VIP und Bewertungsportal ProvenExpert) kombiniert. Die febis Mitarbeiter arbeiten im Frontend nur mit AG-VIP. Alles andere läuft im Hintergrund automatisiert.

Reports liefern auf Knopfdruck jederzeit den Überblick, wie viele Vorgänge sich in welchem Prozess-Schritt befinden, wie die Wandlungsquoten sind etc. AG-VIP trackt automatisch die gesamte Vorgangsbearbeitungsdauer. So lässt sich der Personalaufwand je Vorgang nachvollziehen und Preise entsprechend kalkulieren. Diese Transparenz ist insbesondere in Zusammenhang mit Industriekunden für febis wichtig.

P.S.: Die BAFA bezuschusst den individueller Sanierungsfahrplan (iSFP) mit 50%. Immobilienbesitzer erhalten so konkrete Tipps für die energetische Sanierung. Bei förderfähigen Maßnahmen, die innerhalb der nächsten 10 Jahre umgesetzt werden, steigt der förderfähige Betrag mit einem iSFP um 5%.