Sage CRM

Sage CRM Basiswissen #1 Folgeaktivität erstellen

23. März 2022 | Michael Schneider
Bücherstapel und Text: Basiswissen Sage CRM

Folgeaktivität erstellt Aufgabe oder Termin

Sie sind Neueinsteiger oder bereits versierter Sage CRM Nutzer? Egal zu welcher Kategorie Sie zählen, Anwendungstipps kann es nie genug geben. Unser Kollege Michael Schneider zeigt Ihnen die kleinen Tricks und Kniffe, die Ihren Sage CRM Alltag noch besser von der Hand gehen lassen.

Hallo liebe Sage CRM Nutzer,

abgesehen von den Rechtschreibfehlern im Standard von Sage CRM sind die zwei unscheinbaren Checkboxen im unteren Bereich der Erfassungsmaske von Aufgaben und Terminen sehr nützlich.

Sage CRM Screenshot Checkboxen Folgeaktivität

So kann z.B. beim Abschließen eines Termins gleich die daraus resultierende Aufgabe erstellt werden. Die Firma und der Ansprechpartner sowie weitere Verknüpfungen werden automatisch befüllt. 

Einfach Checkbox setzen und Eintrag wie gewohnt speichern. Es öffnet sich eine neue Erfassungsmaske für eine Aufgabe oder Termin. Dies kann man auch beliebig oft wiederholen. Das ist dann nützlich, wenn aus einem Termin mehrere Aufgaben für verschiedene Benutzer resultieren.

Sage CRM: Der Unterschied zwischen Termin und Aufgabe

Aber fangen wir mal ganz vorn an. Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem Termin und einer Aufgabe im Sage CRM?

Das Besuchsberichte und Telefonnotizen am Kunden hinterlegt werden sollten, ist uns ja allen klar sein. Aber wie lege ich eine Wiedervorlage an?

Ich erkläre den Unterschied immer mit der alten analogen Arbeitsweise. Früher hat man sich Aufgaben auf eine Liste bzw. Zettel geschrieben und Termine in den Kalender. Genauso verhält es sich im Sage CRM.

  • Aufgaben stehen in einer Liste und haben ein Fälligkeitsdatum.
  • Termine stehen in einer kalendarischen Ansicht und haben einen Start und Endzeitpunkt.

Sage CRM Screenshot Ansicht Termin- vs. Aufgabenerstellung
 

Der Unterschied ist in der Kommunikationsliste an der Firma oder der Person zu vernachlässigen. Es ist nur für die Benutzer wichtig: Soll der Eintrag in der Aufgabenliste des Benutzers aufgeführt werden oder einen Zeitraum im Kalender blocken.

Ein Beispiel

Wenn Frau Schmidt mich darum bittet, bis Freitag 13:00 Uhr noch einmal anzurufen, dann ist das eine Aufgabe mit Fälligkeit Freitag 13:00 Uhr. Wenn Frau Schmidt einen Rückruf Freitag 13:00 Uhr wünscht, dann ist es ein Termin. Welche „Aktion“ ich wähle, ist davon unabhängig. Zur allgemeinen Verwirrung stehen bei beiden Kommunikationsarten (Termin und Aufgabe) die gleichen Aktionen zur Auswahl. Ich kann also eine Aufgabe mit der Aktion „Besprechung“ anlegen. Ich kann aber auch einen Termin mit der Aktion „Aufgabe“ erstellen. An dieser Stelle ist einfach Disziplin des Benutzers gefragt.

Sage CRM Screenshot Standardauswahlliste Aktion
  • Best Practice Tipp für Ihr Sage CRM

    Grundsätzlich sollte die Auswahlliste „Aktion“ aufgeräumt werden. Hier muss das eigene Wording des Unternehmens hinterlegt werden. Ich glaube nicht, dass man die Auswahl „Ausgehendes Fax“, „Eingehendes Fax“, „Ausgehender Brief“ und „Eingehender Brief“ wirklich benötigt. Das kann man gut zu „Schriftwechsel“ zusammenfassen. Besser ist in der aktuellen Zeit die Ergänzung der Aktion „Online Meeting“. Solche kleinen Anpassung verbessern das Nutzungserlebnis der Benutzer.

 

Zurück zu den Checkboxen „Folgeaktivität erstellt …“. Als kundenorientierter Vertriebstrainer würde ich behaupten, es gibt nur in den seltensten Fällen keine Folgeaktivität nach dem Erledigen eines Termins oder einer Aufgabe. Das Thema Kontaktintervalle in der Kundenbetreuung können wir ja in einen der nächsten Newsletter besprechen. Da gebe ich Ihnen einen Einblick in unser Add-on SalesControl.

In der Zwischenzeit können Sie fleißig Folgeaktivitäten planen. Oder wie Sage schreibt „Folgeaktvität erstellen Aufgabe“

Viele Grüße

Micha

Über den Autor

Michael Schneider gehört bereits seit 2014 zur Sellmore Familie und ist für den Bereich Business Development zuständig. Davor hat er reichlich CRM- und Kundenerfahrung im Bereich Account Management gesammelt - wertvolles Wissen u.a. über die erfolgreiche Nutzung von Sage CRM, das er gern auf unserem Sellmore CRM Blog teilt. 

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