Messekontakte im Griff – Effiziente Erfassung und gezielte Nachverfolgung durch Automatisierung

In den letzten Jahren hat sich das Messegeschehen erheblich verändert, insbesondere durch den Einfluss der Digitalisierung. Trotz digitaler Fortschritte und hybrider Formate bleibt der persönliche Kontakt und das direkte Erleben von Produkten auf Messen unverzichtbar. Das gilt auch für die Erzeugnisse von Gmund Papier – denn hochwertige Papiere muss man fühlen und sehen, um die Qualität wirklich zu schätzen. Daher ist Gmund Papier jedes Jahr auf zahlreichen Messen vertreten. Sie bieten die perfekte Gelegenheit, sich unmittelbar mit potenziellen Kunden und Geschäftspartnern zu vernetzen. Doch die Erfassung der Messekontakte und deren anschließende Einpflege ins bestehende CRM-System gestaltet sich oft als zeitaufwändig und uneinheitlich. Wichtige Aufgaben, die sich aus den Kontakten ergeben, gehen zum Teil verloren. Es fehlt die Möglichkeit nachzuvollziehen, wie viele neue Kunden durch die Messe gewonnen wurden und wie viel Umsatz durch die Teilnahme generiert werden konnte. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie Gmund Papier diese Hürden durch einen maßgeschneiderten Prozess erfolgreich überwinden konnte.

Aufgabe

Unsere Aufgabe war es eine Möglichkeit zu schaffen, Messekontakte effizient und einheitlich zu erfassen und die Daten anschließend unkompliziert ins bestehende CRM-System zu übertragen. Darüber hinaus sollen To-Do’s zum Lead erstellt und nachgehalten werden können. Ein weiteres Ziel war die Schaffung von Kennzahlen zur Bewertung des Messeerfolgs.

Lösung

Datenerfassung

Die Erfassung der Kontaktdaten der Messeleads wurde über das Tool „VisitReport“ des Softwareentwicklers snapADDY gelöst: Visitenkarten bzw. Badges können mittels des integrierten Visitenkartenscanners in kürzester Zeit eingescannt und die Daten digitalisiert werden. Zudem kann man in der Anwendung einen messespezifischen Fragebogen erstellen. Dieser beinhaltet alle relevanten zu erfassenden Daten und To Do’s eines Messekontaktes. Der digitale Fragebogen wird gemeinsam mit dem Besucher einfach vor Ort ausgefüllt. Die vom Visitenkartenscanner erfassten Kontaktdaten werden dabei automatisiert integriert. Der Fragebogen ermöglicht es zu vermerken, mit wem der Lead auf der Messe gesprochen hat. Zudem besteht die Möglichkeit, den Messekontakt direkt einem Mitarbeiter zur Nachverfolgung zuzuweisen. Denn die Weiterbearbeitung der Leads erfolgt nicht zwangsläufig durch die gleiche Kontaktperson wie auf der Messe.

Übertragung der Daten ins CRM

Die Daten des Fragebogens werden mittels eines Webhooks in das CRM-System übertragen. Dazu wurde für jede Frage ein entsprechendes Feld im CRM angelegt. Um Dubletten zu vermeiden, wird während der Übertragung automatisch geprüft, ob es eine Übereinstimmung mit einem bestehenden Kontakt hinsichtlich der Mailadresse gibt. Sollte dies der Fall sein, werden die beiden Datensätze verknüpft. Zu einem Kontakt können beliebig viele Fragebögen hinterlegt werden. Das ist zum Beispiel relevant, wenn man mit dem gleichen Lead auf verschiedenen Messen in Kontakt kommt. Anhand der im Fragebogen hinterlegten To Do’s können im CRM dann automatisch Aufgaben angelegt und dem Verantwortlichen zugewiesen werden.

Auswertbarkeit

Die angelegten Datensätze werden direkt zu einer messespezifischen Kampagne hinzugefügt, um die Nachvollziehbarkeit und ggf. Follow-up-Kommunikation zu verbessern. Und auch bei den Verkaufschancen gibt es eine Verknüpfung zu den spezifischen Fragebögen. Dies ermöglicht eine Auswertung, wie viele Verkaufschancen sich aus der Messe ergeben haben und wie rentabel die Teilnahme letztlich war.

Fazit

Dank der einheitlichen Informationserfassung durch die Fragebögen und der automatisierten Datenübertragung über den Webhook spart Gmund Papier nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der erfassten Daten. Die Verknüpfung zu Verkaufschancen und messespezifischen Kampagnen ermöglicht eine detaillierte Auswertung des Messeerfolgs. Durch die automatisierte Erstellung von Aufgaben gehen keine To-Do’s mehr unter, was die Nachverfolgung und Bearbeitung der Leads erheblich verbessert. Insgesamt bietet der neu etablierte Prozess eine effiziente und transparente Möglichkeit, Messekontakte zu erfassen und zu verwalten.

Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass ein individueller CRM-Prozess Ihre Geschäftsprozesse beschleunigen könnte, treten Sie mit uns in Kontakt. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen.

Mein Name ist Robert Krautmann. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie ein maßgeschneiderter Prozess Ihre Arbeitsabläufe optimieren kann.