Effizientes Lead-Management im B2B: Automatisierte Prozesse mit CRM-System

Manuelle Prozesse behindern effizientes Lead-Management

Kontaktdaten von Interessenten lassen sich dank Webformularen, die beispielsweise im Rahmen von Marketingaktionen eingesetzt werden, einfach und gezielt erfassen. Existiert eine CRM-Integration, werden die Daten auch direkt ins CRM-System übertragen und dort weiterverarbeitet. Doch oft scheitert es bei vielen Unternehmen schon an diesem Punkt: Erfolgen die Lead-Erfassung und Datenverarbeitung nicht automatisiert, kann der Prozess schnell zur Belastungsprobe werden – sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kundenbindung.

Auch unser Kunde DOTLUX führt regelmäßig Aktionen zur Leadgenerierung durch. Die Kunden greifen dabei über einen QR-Code auf ein Webformular zu. Dort tragen sie ihre Kontaktdaten ein und erhalten anschließend ein kostenfreies Muster. Die Erfassung der Kontaktdaten, Verarbeitung der Anfrage und Versandabwicklung erfolgte jedoch manuell. Das war zeitaufwändig, fehleranfällig und brachte selbst gut geplante Kampagnen ins Stocken.

Unsere Aufgabe: Komplexe Prozesse automatisieren und Datenintegrität im CRM sicherstellen

Ziel war es, den gesamten Workflow von der Lead-Erfassung bis zum Versand der Produktmuster zu automatisieren. Eingehende Formulardaten sollten direkt ins CRM-System übermittelt und auf Dubletten geprüft werden. Auch die Versandaufträge sollten automatisch erstellt und den entsprechenden Kampagnen zugewiesen werden.

Der Fokus lag auf der Entwicklung eines effizienten, benutzerfreundlichen CRM-Prozesses. Er soll den manuellen Aufwand reduzieren, die Datenqualität im CRM verbessern und Mehrfachteilnahmen an derselben Musteraktion verhindern.

Wie die Probleme im CRM gelöst wurden

Damit die Marketingaktionen reibungslos ablaufen, wurde im bestehenden Zoho CRM-System ein mehrstufiger automatisierter Prozess umgesetzt. Voraussetzung für das Kampagnenmanagement im CRM ist die Bereitstellung individueller QR-Codes und Webformulare für die unterschiedlichen Musteraktionen.

Sobald ein Lead über den aktionsgebundenen QR-Code das Formular ausfüllt, werden die Daten direkt ins CRM-System übernommen und der entsprechenden Kampagne zugewiesen. Dank integrierter Dublettenprüfung evaluiert die Leadmanagement Software dann, ob es den Kontakt schon gibt: Wenn nicht, kann er über eine neu programmierte Schaltfläche als Lead angelegt werden – gibt es ihn bereits, wird der Datensatz verknüpft. So wird garantiert, dass jeder Kontakt maximal ein Muster pro Aktion erhält.

Über die Schaltfläche lässt sich mit einem Klick ebenfalls der Versandauftrag für das Muster anlegen.

Das Ergebnis: Automatische Lead-Erfassung und Versandprozesse im CRM

DOTLUX konnte die Abwicklung der Musteraktionen deutlich vereinfachen und gleichzeitig die Datenqualität im CRM nachhaltig verbessern. Die CRM-Prozessoptimierung sorgt für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Ablauf.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Weniger manueller Aufwand: Deutliche Effizienzsteigerung durch automatisierte Abläufe
• Benutzerfreundliche Prozesse: Intuitive Handhabung und reibungslose Abwicklung
• Bessere Datenqualität: Saubere Datenbasis durch Dublettenprüfung im CRM
• Vollständige CRM-Integration: Nachvollziehbare Dokumentation aller Vorgänge
• Leichte Kampagnenauswertung: Dank automatischer Kontaktzuweisung

Fazit: Erfolgreiches Lead-Management braucht die passenden CRM-Prozesse

Ein effektives Lead-Management steht und fällt nicht nur mit dem passenden System, sondern vor allem mit den richtigen Prozessen. Wichtig ist, dass die CRM-Lösung genau auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist. Nur wenn die einzelnen Prozesse nahtlos ineinandergreifen, lassen sich Leads effizient bearbeiten und nachhaltig zu Kunden entwickeln.

Mit unserer Erfahrung unterstützen wir auch Sie gern dabei, Ihre Prozesse rund um Lead-Management, Vertriebsautomatisierung und Marketing-Automation effizient aufzusetzen. Wir begleiten Unternehmen von der Auswahl, über die individuelle Anpassung der CRM-Lösung bis zur Schulung Ihres Teams.

Sie möchten Ihre Lead-Prozesse im CRM auch effizienter gestalten? Besprechen Sie die Möglichkeiten in einem individuellen Beratungstermin mit Robert Krautmann.