CRM-Referenzen: Erfolgsgeschichten aus der Praxis

23. September 2026 | Clarissa Jürgas

Ein CRM-System allein verbessert noch keine Vertriebsprozesse. Entscheidend ist, ob relevante Informationen zuverlässig zusammenlaufen, die tatsächlichen Abläufe im System sinnvoll abgebildet werden und Mitarbeitende damit arbeiten.

Genau vor dieser Herausforderung stand die Brewes GmbH, da das vorhandene CRM mit diesen Anforderungen nicht mehr Schritt halten konnte. Gemeinsam mit Brewes haben wir deshalb das bestehende System abgelöst, CAS genesisWorld als neue CRM-Lösung eingeführt und mit ERP, Webshop und Dokumentenmanagement verknüpft.

Das Ergebnis: eine zentrale Sicht auf Kunden und Aktivitäten, mehr Transparenz durch aussagekräftige Dashboards, weniger manueller Aufwand sowie eine bessere Datenbasis für Vertrieb und Marketing.

Die Themen im Überblick:

• Die Herausforderung: Ein CRM ohne vollständigen Kundenblick und Akzeptanz
• Der gemeinsame Projektstart: Anforderungen, Prozesse und Verantwortlichkeiten klären
• Die Lösung: CAS genesisWorld als zentrale Plattform für kundennahe Teams
• Die Systemintegration: CRM, ERP, DMS und Webshop sinnvoll verknüpfen
• Der Vertriebsalltag: Prozesse automatisieren und CRM-Akzeptanz sichern
• Das Ergebnis: Mehr Transparenz, weniger Aufwand und bessere Daten
• Was andere Unternehmen aus diesem Projekt mitnehmen können

Die Herausforderung: Ein CRM ohne vollständigen Kundenblick und Akzeptanz

Bei Brewes war bereits ein CRM-System vorhanden. In der Praxis wurde Cobra CRM jedoch vor allem als Recherchetool genutzt. Das System war technisch veraltet, wenig performant und bot nicht mehr die Nutzererfahrung, die Mitarbeitende im täglichen Arbeiten erwarten.

Die Folgen für den Vertrieb: Informationen zu Kunden, Aktivitäten und Historien waren nicht in einer vollständigen 360-Grad-Sicht verfügbar. Gleichzeitig war das CRM nur eingeschränkt mit der übrigen Systemlandschaft verbunden.

Damit entstand eine Situation, die viele gewachsene B2B-Unternehmen kennen: Die relevanten Systeme sind vorhanden – die Informationen fließen aber nicht durchgängig zwischen ihnen.

Besonders problematisch ist das für die Vertriebssteuerung. Denn ein belastbarer Sales Funnel, Forecast oder ein aussagekräftiges Dashboard funktioniert nur, wenn die zugrunde liegenden Daten vollständig und aktuell sind.

Das Ziel war deshalb die Einführung einer modernen CRM-Lösung, die von den Mitarbeitenden tatsächlich genutzt wird und die Grundlage für transparente, effiziente Vertriebs- und Marketingprozesse bildet.

Der gemeinsame Projektstart: Anforderungen, Prozesse und Verantwortlichkeiten klären

Bevor ein neues CRM implementiert wird, muss klar sein, welche Informationen und Prozesse es unterstützen soll. Deshalb startete das Projekt mit abteilungsübergreifenden Workshops. Gemeinsam wurden die Anforderungen an Stamm- und Bewegungsdaten aufgenommen und die zukünftigen CRM-Prozesse betrachtet.

Dieser Schritt war auch für die spätere Akzeptanz wichtig. Denn eine CRM-Einführung betrifft nicht nur die IT. Vertrieb, Marketing und weitere kundennahe Bereiche arbeiten anschließend täglich mit dem System. Ihre Anforderungen müssen deshalb frühzeitig berücksichtigt werden.

Für mittelständische Unternehmen ist diese organisatorische Vorbereitung mindestens so wichtig wie die technische Implementierung: Je klarer Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten vor Projektbeginn sind, desto gezielter lässt sich das CRM an der tatsächlichen Arbeitsweise ausrichten.

Die Lösung: CAS genesisWorld als zentrale Plattform für kundennahe Teams

Voraussetzung für den Systemwechsel war zunächst die strukturierte Migration großer Datenmengen aus dem bisherigen CRM. Dabei ging es nicht nur um die Übernahme bestehender Daten: Mithilfe strukturierter Erfassungsbögen für Stammdaten wurde gleichzeitig die Grundlage für eine höhere Datenqualität geschaffen.

Als neue CRM-Lösung wurde anschließend CAS genesisWorld eingeführt. Das System dient bei Brewes als zentrale Plattform für die kundenbezogene Zusammenarbeit. Zusätzlich wurden ein CTI-Add-on für die Telefonie sowie ein Outlook-Add-in integriert.

Entscheidend war dabei die Anpassung des CRM an die individuellen Geschäftsprozesse von Brewes. Dazu gehörte insbesondere die Abbildung des Vertriebsablaufs. Verkaufsprozesse können damit strukturiert im CRM verfolgt und relevante Informationen über Dashboards sichtbar gemacht werden. Aus einzelnen CRM-Daten wird so eine Grundlage für die tägliche Vertriebssteuerung.

Die Systemintegration: CRM, ERP, DMS und Webshop sinnvoll verknüpfen

Ein CRM entfaltet seinen Nutzen nur begrenzt, wenn wichtige Informationen weiterhin in voneinander getrennten Systemen liegen. Bei Brewes war deshalb die Verbindung zwischen CAS genesisWorld und dem ERP-System Sage 100 ein zentraler Bestandteil des Projektes. Die bidirektionale Anbindung wurde über die Integrationsplattform Syncler realisiert. 

Zusätzlich wurden Adobe Commerce als Webshop und DevelopD3 als Dokumentenmanagementsystem unidirektional angebunden.

Für die Anwender bedeutet die Systemintegration vor allem: Informationen müssen nicht ständig zwischen Systemen übertragen oder mehrfach gepflegt werden. Gleichzeitig steht im CRM eine breitere Informationsbasis für die Kundenbetreuung zur Verfügung.

Der Vertriebsalltag: Prozesse automatisieren und CRM-Akzeptanz sichern

Neben Transparenz war auch die Prozessautomatisierung im Vertrieb ein wichtiger Bestandteil der CRM-Einführung.

Ein Beispiel ist die Angebotsnachverfolgung. Dafür wurden automatisierte Workflows und Wiedervorlagen eingerichtet. So unterstützt das CRM dabei, notwendige nächste Schritte systematisch im Blick zu behalten. Gerade bei vielen parallelen Verkaufschancen trägt das zu einem verbindlicheren Vertriebsprozess bei. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle organisatorische Aufwand.

Doch selbst eine technisch saubere CRM-Implementierung bringt wenig, wenn Mitarbeitende das neue System umgehen. Deshalb gehörten bei Brewes auch Key-User-Schulungen für CRM und Integrationslösung zum Projekt. Die ausgewählten Anwender wurden gezielt mit dem neuen System und den veränderten Prozessen vertraut gemacht.

Das Ergebnis: Mehr Transparenz, weniger Aufwand und bessere Daten

Mit der neuen, integrierten CRM-Lösung hat Brewes mehrere zentrale Voraussetzungen für effizientere Vertriebs- und Marketingprozesse geschaffen:

• 360°-Kundenblick: Kundeninformationen, Aktivitäten und Historien stehen zentral zur Verfügung.
• Mehr Transparenz: Dashboards schaffen einen besseren Überblick über relevante Informationen.
• Höhere Datenqualität: Vertrieb und Marketing arbeiten auf einer verlässlicheren Datenbasis.
• Weniger manueller Aufwand: Unter anderem die Stammdatenerfassung wurde vereinfacht.
• Höhere Nutzerakzeptanz: Die intuitive Bedienung erleichtert die tägliche Arbeit.
• Bessere Systemintegration: Die angebundenen Anwendungen unterstützen durchgängigere Prozesse.

Was andere Unternehmen aus diesem Projekt mitnehmen können

Der Case zeigt, dass der Erfolg einer CRM-Einführung nicht an einzelnen Funktionen hängt. Entscheidend ist das Zusammenspiel mehrerer Faktoren:

• Prozesse müssen vor der Implementierung geklärt werden: Erst wenn klar ist, wie Vertrieb und Marketing arbeiten sollen, kann das System sinnvoll konfiguriert werden.
• Datenmigration sollte mit Datenqualität verbunden werden: Bestehende Daten sollten nicht nur übertragen, sondern auch strukturiert und qualitätsgesichert übernommen werden.
• Systeme dürfen nicht isoliert betrachtet werden: Vernetzte Anwendungen schaffen durchgängige Prozesse und eine bessere Informationsbasis.
• Automatisierung sollte konkrete Arbeit abnehmen: Einfache Workflows wie eine strukturierte Angebotsnachverfolgung können im Vertriebsalltag mehr bewirken als eine lange Liste selten genutzter Funktionen.
• Nutzerakzeptanz gehört zum Projektumfang: Ein CRM liefert nur dann verlässliche Daten für Forecast und Vertriebssteuerung, wenn die Mitarbeiter konsequent damit arbeiten.

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