Angebote nahtlos in digitale Verträge überführen – Effizienz dank automatisierter Prozesse und digitaler Signaturen

In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Unternehmen wie Tchibo setzen auf moderne CRM-Systeme, um ihre Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und den Weg zum papierlosen Büro zu ebnen. Doch oft reicht es nicht aus, nur ein CRM-System zu implementieren – viel entscheidender ist, das System optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Und genau das haben wir bei Tchibo getan, indem ein maßgeschneiderter Prozess entwickelt wurde, um Angebote nahtlos in Verträge zu überführen und diese digital zu signieren. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie dieser Prozess funktioniert und welche Vorteile er bietet.

Aufgabe

Unsere Aufgabe in diesem Use Case war es, im bestehenden CRM-System einen Prozess zu entwickeln, der es ermöglicht, Angebote automatisiert in Verträge zu überführen und den gesamten Unterschriftsprozess abzubilden. 

Lösung

Automatisierte Vertragserstellung

Innerhalb einer Verkaufschance mit einem Angebot und hinterlegten Artikeln haben User nun die Chance, per Klick alle oder nur ausgewählte Artikel des Angebots direkt in einen Vertrag zu überführen. Nach Auswahl der entsprechenden Artikel bleibt auf der folgenden Übersichtsseite anschließend Freiraum zur individuellen Vertragsgestaltung. So kann beispielsweise nochmal die Anzahl der übertragenen Produkte geändert oder weitere Artikel oder Rabatte hinzugefügt werden. 

Danach kann sich der User den Vertrag im sogenannten Vorschaumodus anschauen. Und hier kommt unsere Integrationsplattform Syncler ins Spiel: Syncler zieht automatisch die passenden Dokumentenvorlagen, je nachdem welche Kennzahl beim entsprechenden Artikel hinterlegt ist. Dabei können auch mehrere Verträge generiert werden. Bei einer Kaffeemaschine von Tchibo wird so beispielsweise nicht nur ein Kaufvertrag, sondern auch ein Wartungsvertrag automatisch mit erstellt. Dank Split Screen sind die generierten Verträge dann direkt im CRM einsehbar, aber auch ein Präsentations- bzw. Vollbildmodus ist möglich.

Digitale Signatur und Versand

Sofern der User mit der Vorschau des automatisch generierten Vertrags zufrieden ist, kann er in den neu implementierten Unterschriftmodus wechseln. Hier kann nun manuell die Anzahl der zu erzeugenden Unterschriftenfelder gewählt werden. Darüber hinaus hat der Anwender auch die Wahl, ob der Vertrag lokal, d.h. direkt im CRM-System per Maus oder Tablet-Stift, unterzeichnet werden soll oder digital. Bei digitaler Unterzeichnung erfolgt nun eine Weiterleitung an Zoho Sign. Dies ist eine Zoho-eigene Anwendung, die dabei hilft, Dokumente schnell und sicher zu unterzeichnen, zu senden und zu verwalten. Nach Eingabe der Kontaktdaten der unterschriftsberechtigten Personen im CRM wird der Vertrag automatisch an diese per Mail versendet. Die Mail kommt mit einem individualisierten Layout beim Kunden an, der intuitiv durch den Signierungsprozess geleitet wird. Sobald der Kunde unterzeichnet hat, sendet Zoho Sign wiederum ein Signal an das CRM, wodurch der Status des Vertrages aktualisiert wird. Der Kunde erhält zudem eine Kopie des unterzeichneten Dokuments per Mail. 

Fazit

Die Überführung von Angeboten in Verträge ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie CRM-Systeme Arbeitsprozesse nicht nur automatisieren, sondern auch beschleunigen können. Alle relevanten Daten laufen zentral im CRM zusammen, was zudem eine hohe Transparenz über den Status der Verkaufschance ermöglicht. Zudem wird die Fehlerquote, die bei manueller Übertragung der Angebotsinhalte in Verträge auftreten kann, deutlich reduziert.

Dank unserer langjährigen Erfahrung und unserem umfassenden Know-how sind wir der ideale Partner, um Sie nicht nur zu einem passenden CRM-System zu beraten, sondern dieses auch zu implementieren und an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Mit unserer Integrationsplattform Syncler bieten wir zudem die Möglichkeit, das Beste aus verschiedenen Systemen dank nahtloser Verknüpfung herauszuholen.

Wenn Sie zusätzlich mehr über das Thema digitale Signatur erfahren möchten, schauen Sie sich auch unseren Beitrag auf dem Syncler-Blog an.

Mein Name ist Robert Krautmann. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie ein maßgeschneiderter Prozess Ihre Arbeitsabläufe optimieren kann.