Best Practices

16. September 2021 | Gitte Heidecke

Keine Lust mehr auf Exceltabellen und zu viel Zeitverlust bei Ihrer täglichen Vertriebstour? Oder könnten Sie sich nur die Haare raufen beim Gedanken an die Planung der nächsten Marketing-Kampagne? Eine smarte Lösung, die bei diesem Problem unterstützen kann, ist ein CRM-System. Das wissen Sie - nur Ihre Geschäftsführung und Kollegen noch nicht. Wir geben Ihnen gute Argumente für Ihre Überzeugungsarbeit an die Hand.

Warum Sie ein CRM verwenden sollten? Damit Sie besser schlafen.

Exceltabellen. Überall. Sie mittendrin.

Sie haben gerade mühevoll 1.000 Datensätze von Kundendaten gepflegt. Plötzlich: Der Rechner hängt sich auf. Oder ein Fehler beim Speichern. Oder ein Kollege hat Ihre Daten ausversehen überschrieben. So viele Möglichkeiten, wie Ihre mühsam gesammelten Daten verloren gehen können.

Sie wachen schweißgebadet auf. 

“So geht das nicht weiter”, denken Sie. “Wir sollten uns doch mal mit dem Thema CRM-Lösung befassen.” 

So weit, so gut. Jetzt gilt es nur noch, die Kollegen und vor allem die Geschäftsführung von dieser Idee zu überzeugen. Wie? Ganz klar: Sie sollten die besten Argumente vorbereiten. 

Ja, es gibt bereits eine Menge Beiträge zu der Frage “Warum eigentlich ein CRM?”.  

Hier kommt noch einer. Aber wir möchten Ihnen die Argumente gleich zielgerichtet zu Ihrem jeweiligen Diskussions-Gegenpart liefern. 

Knallharte Argumente für Ihre Geschäftsführung

• Planen Sie noch besser die Unternehmensentwicklung. Sie erhalten neben den Zahlen aus der Buchhaltung, was bisher passiert ist, zusätzlich handfeste Forecasts. Welchen Umsatz haben wir zu erwarten? Das unterstützt Sie in den Fragen: Wie kann ich weiter investieren? Wie kann ich Personal bezahlen? 
• Mit diesem Wissen können Sie Wettbewerbsvorteile schaffen. Oder mögliche Nachteile aufholen. #Digitalisierung
• Sie sparen Zeit und Geld. Aufträge können schneller bearbeitet, Rechnungen schneller gestellt werden. Dank der Automatisierung gibt es schlankere Prozesse, die Bearbeitungszeit pro Mitarbeiter sparen. Der Vertrieb kann Leads nachhaltiger verfolgen und die Abschlussquote erhöhen.

Am besten ist es natürlich, wenn Sie die Argumente noch mit konkreten Zahlen füttern können. Präsentieren Sie valide Ergebnisse, wie viel Zeit zum Beispiel bei der Planung von Vertriebstouren durch umständliche Prozesse und hohen Kommunikationsaufwand "verloren" geht. 

Argumente für die Vertriebsleitung

• Gehen Sie entspannter in Meetings mit der Geschäftsführung. Als Verantwortlicher für den Vertriebserfolg wissen Sie mit der CRM-Lösung immer: 
     1. Was genau los ist.
     2. Wie Sie ggf. gegensteuern können, wenn es schief zu laufen droht oder bereits schief läuft, z.B. wenn bestimmte Produktbereiche absacken. 
  Somit zeigen Sie dem Management, dass Sie die Zügel sicher in der Hand halten. 
• Dank der Vertriebscontrolling-Funktionen wissen Sie immer genau, wie Ihr Verkaufsteam performt und welche Kunden den meisten Umsatz bringen. Das CRM hilft Ihnen, die Kunden optimal Ihren Teammitgliedern zuzuordnen. Mit der bestmöglichen Betreuung kann wiederum der Umsatz erhöht werden. 
• Gute Vertriebler sind schwer zu finden und erst recht zu halten. Erkennen Sie Potenziale, fördern und fordern Sie Ihr Team. Ein CRM-System hilft Ihnen bei der Analyse der Leistungen der Verkäufer und vereinfacht Ihnen die Leitung Ihrer Abteilung.

Argumente für die Vertriebler

• Sie sind immer gut vorbereitet für Ihr Meeting mit der Vertriebsleitung. Sie wissen genau, wie der Stand Ihrer Zielerfüllung ist. Und Sie haben innerhalb weniger Klicks einen Überblick über Ihre aktuellen Verkaufschancen und können Ihren Vorgesetzten schnell und einfach ein Update über offene Angebote und Potenziale geben. 
• Ein Interessent ruft zwischen zwei Terminen an und Sie können sich nicht sofort an die Historie erinnern? Kein Problem - dank der CTI-Integration in Ihrem CRM. Damit wird der Anrufende einem bestehenden Kontakt zugeordnet. Sie sehen die bisherige Kommunikation, können das Gespräch souverän führen und dann gleich noch den Folgetermin direkt mit dem Interessenten verknüpfen.
• Sie sind viel unterwegs und brauchen die Kundendaten immer schnell bei der Hand? Oder wollen direkt nach einem Termin im Zug die Gesprächsnotizen hinterlegen, solang die Erinnerung noch frisch ist? Auch das funktioniert einwandfrei, da viele CRM-Systeme über eine mobile Version verfügen.  

Wir haben eigentlich schon drei Argumente, aber das nächste finden wir auch sehr wichtig.

• Wenn die wöchentliche Touren- und Routenplanung zu umständlich ist und lange dauert, kann ein CRM Ihren Vertriebsalltag erleichtern. Touren können einfacher und effizienter geplant werden. Das schafft mehr Luft für Kundenanrufe. Und sorgt für weniger Frust bei ineffizienten Routen.

Argumente für das Marketing 

• Sie profitieren am meisten von einem CRM! 
  Sie sind bislang auf die Zuarbeit Ihres Vertriebs zu Kundenkontakten für die Planung einer Kampagne angewiesen? Das bedarf viel interner Kommunikation und die Datenqualität (z.B. Aktualität der Ansprechpartner) ist auch öfter nicht optimal? Mit einem CRM können Sie selbständig mit wenigen Klicks Ihre Zielgruppe definieren, Kontakte selektieren (z.B. A/B-Kunden, Branche, welche Produkte wurden gekauft) und Ihre Kampagne planen. 
• Sie versenden regelmäßig Newsletter an Ihre Interessenten und Kunden. Wenn ein externes Tool wie Mailchimp, InxMail, Rapidmail (die Liste ist lang) oder ähnliches genutzt wird, kann man zwar Daten wie Öffnungs- und Klickraten auswerten, jedoch liegen diese Auswertungsdaten in dem jeweiligen Tool. Eine Pflege in den eigentlichen Stammdaten wird gerade bei großen Empfängerlisten zu umfangreich. In vielen CRM-Systemen ist E-Mail-Marketing bereits integriert. Außerdem gibt es Schnittstellen zu Ihrem Mailingtool, mit deren Hilfe, Daten zu versendeten Mailings direkt in der jeweiligen Kundenhistorie hinterlegt werden. Im nächsten Schritt können Sie sich außerdem an das Thema Marketing Automation wagen, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Thema Eventmanagement. Webinare, Messen - alles super! Aber die Organisation drumherum und die Auswertung sind sehr aufwändig. Über ein CRM können Sie Einladungen versenden, Sie haben im Blick, wie viele Anmeldungen Sie haben, was die nächsten Projektschritte sind, Sie können die Leads nach der Veranstaltung nachfassen und vieles mehr.

Argumente für den Service 

• Ein CRM kann die Qualität Ihrer Serviceabteilung auf ein neues Level bringen. Größter Vorteil: Die Automatisierung. Reklamationen und Kundenanfragen können zentral eingespielt und den Servicemitarbeitern gezielt zugeordnet werden. Mit einem transparenten System kann das Team besser und effizienter arbeiten. 
• Die gezielte und schnelle Bearbeitung von Anfragen zeugt von einem hohen Maß an  Professionalität. Diese erhöht die Kundenzufriedenheit und ist förderlich für Wiederkäufe und Weiterempfehlungen. Es heißt nicht umsonst: Der Vertrieb holt den ersten Auftrag, der Service den zweiten. 
• Außerdem sehr praktisch: Nutzen Sie Ihr Ticketsystem über eine CRM-Lösung, können Sie damit die Zeiterfassung abbilden und diese direkt für die Abrechnung verwenden. Das bietet sich vor allem auch im B2B-Bereich für Supporttickets an.

Projektmanagement

• Gerade bei größeren Projekten fallen schnell viele Pläne, Übersichten und Notizen an. Integrieren Sie all Ihre Daten rund um Kosten-, Zeit- und Ressourcen-Planung in ein System. So sehen auch Teamkollegen gerade bei größeren Projekten, wie der aktuelle Stand ist, was sind einzelne To-dos und was die nächsten Meilensteine sind. Das hilft zum Beispiel auch sehr in Vertretungsfällen. Außerdem können Sie direkt beteiligte Mitarbeiter aus anderen Abteilungen wie Vertrieb oder Support in die Kommunikation einbeziehen und beispielsweise Termine, Aufgaben oder Dokumente zuordnen. 
• Nicht ohne mein Gantt-Diagramm! Darauf müssen Sie auch nicht verzichten. Denn  die übersichtliche Abbildung von hierarchischen Vorgängen, Ressourcen, Kosten etc. in einem Projekt-Strukturplan ist möglich. 
• Das A und O beim Projektmanagement: Die Zeiterfassung. Sie können nicht nur einfach einen Zeitrekorder laufen lassen, sondern ihn direkt mit Projekten, Vorgängen und Tickets verknüpfen. Somit können Zeitvorgaben im Blick behalten werden - was wiederum mögliche Diskussionen mit Kunden im Nachgang bei starken Abweichungen vermeidet. Außerdem erleichtern Sie sich und Ihrem Backoffice die Abrechnung, wenn alle Informationen zur Umsetzung von Projektschritten gut dokumentiert sind.  

Transparenz und Kommunikation für alle Teammitglieder 

Sie haben Ihre Vorgesetzten und das Management überzeugt? Herzlichen Glückwunsch! Grundsätzlich aber noch ein Hinweis damit die CRM-Einführung gelingt. 

Holen Sie alle Beteiligten und Mitarbeiter, die am Ende mit dem System arbeiten sollen, von Anfang an ab. 

Kommunizieren Sie offen die Ziele und vermitteln Sie, dass ein CRM-System keine Überwachung darstellt, sondern eine Investition in das gesamte Team, die Weiterentwicklung der Einzelnen und Optimierung der Prozesse. 

Transparenz schafft Vertrauen. Denn nur mit motivierten Mitarbeitern, die das System korrekt und im besten Fall auch gern anwenden, wird die CRM-Einführung zum Erfolg. 

Nächster Schritt: Der Auswahlprozess eines CRM-Systems

Lesen Sie auch unsere kostenlosen Whitepaper für die nächsten Schritte, damit Sie bestens vorbereitet sind.

• Auswahl eines CRM-Systems. Der Weg zum Ziel 
• Auswahlkriterien für CRM-Systeme

Sie brauchen noch mehr Argumente für eine CRM-Einführung? Wir stehen Ihnen gern zur Seite. 
Schreiben Sie uns gern über unser Kontaktformular. 

 

Fotos: Adobe Stock